Permintaan transportasi untuk acara kantor lebih cepat diproses ketika data utamanya sudah lengkap: jumlah peserta, lokasi dan jadwal penjemputan, agenda, PIC, barang bawaan, serta dokumen administrasi yang dibutuhkan. Checklist ini membantu HR, GA, panitia, atau PIC perusahaan menyiapkan data tersebut sebelum meminta penawaran.
Sebelum booking, siapkan enam kelompok data: jumlah peserta dan pembagian kendaraan, titik dan jam penjemputan, agenda beserta waktu cadangan, PIC koordinasi, barang bawaan, dan dokumen administrasi yang dibutuhkan perusahaan.
Data yang lengkap membantu quotation disusun lebih tepat. Jika jumlah peserta, armada, rute, atau durasi berubah, quotation dapat disesuaikan kembali.
1. Jumlah Peserta dan Pembagian Kendaraan
Mulai dari jumlah peserta. Jika angka final belum tersedia, sampaikan perkiraan beserta tanggal kapan data final akan dikonfirmasi.
Setelah itu, pertimbangkan pembagian peserta ke kendaraan. Kapasitas armada TOMTRAVELO.ID adalah hingga 15 penumpang untuk HiAce Commuter, hingga 14 untuk HiAce Premio, sekitar 9–10 untuk HiAce Premio Luxury, dan hingga 19 untuk Isuzu Elf. Kapasitas maksimal tidak selalu menjadi konfigurasi yang paling sesuai, terutama jika peserta membawa barang.
Pembagian juga dapat mengikuti titik penjemputan, divisi, atau jadwal kepulangan yang berbeda. Kebutuhan dapat disusun menggunakan beberapa unit maupun kombinasi armada.
Sebagai ilustrasi, acara dengan 30 peserta yang berangkat dari dua kantor dapat ditulis seperti ini: Kantor A, 18 peserta, penjemputan pukul 07.00; Kantor B, 12 peserta, penjemputan pukul 07.30. Format per titik seperti ini memudahkan admin menyusun pembagian unit.
HiAce atau Elf? Cara Memilih Kendaraan Sesuai Jumlah Penumpang & Barang Bawaan
2. Lokasi dan Jadwal Penjemputan
Titik penjemputan dapat satu atau beberapa lokasi. Untuk setiap titik, siapkan:
- Alamat lengkap dan patokan yang mudah dikenali.
- Jam penjemputan dan jumlah peserta di titik tersebut.
- Nama dan nomor kontak koordinator di titik tersebut, jika berbeda dari PIC utama.
Jika ada penjemputan tamu dari bandara atau hotel, cantumkan secara terpisah beserta data kedatangannya.
Panduan antar jemput Bandara Soekarno-Hatta untuk rombongan
3. Agenda Perjalanan dan Waktu Cadangan
Susun agenda dari penjemputan pertama hingga peserta terakhir diantar pulang. Agenda membantu menentukan apakah kendaraan cukup mengantar, perlu pulang-pergi, atau perlu standby selama kegiatan.
- Jam kumpul dan jam keberangkatan.
- Tujuan serta pemberhentian di sepanjang rute.
- Perkiraan jam kegiatan selesai dan jam kepulangan.
- Kebutuhan kendaraan selama acara: standby di lokasi, atau kembali pada jam penjemputan pulang.
Tambahkan waktu cadangan untuk kemacetan, peserta yang terlambat berkumpul, atau acara yang selesai lebih lambat. Waktu cadangan juga memengaruhi pilihan paket, karena penggunaan yang melewati batas waktu paket dapat dikenakan overtime.
Panduan memilih paket Drop Only, 6 Jam, 12 Jam, atau Fullday
4. PIC Koordinasi
Tentukan satu PIC utama yang berwenang memutuskan perubahan jadwal, rute, atau jumlah peserta. Jika urusan administrasi dan koordinasi lapangan dipegang orang yang berbeda, sampaikan keduanya.
- PIC administrasi — menangani penawaran, persetujuan internal, dan pembayaran.
- PIC lapangan — berkoordinasi dengan driver pada hari pelaksanaan.
- Kontak cadangan — dihubungi jika PIC utama sedang tidak dapat dijangkau.
Untuk pemesanan yang dilakukan jauh hari, informasi driver dan kendaraan dibagikan H-1 sebelum perjalanan, meliputi nama driver, nomor HP/WhatsApp, nomor polisi, dan jenis kendaraan. Pastikan informasi ini diteruskan kepada PIC lapangan.
5. Kebutuhan Barang Bawaan
Acara kantor sering melibatkan barang di luar tas pribadi, seperti banner, perlengkapan presentasi, kotak konsumsi, atau hadiah doorprize. Sampaikan jenis, jumlah, dan perkiraan ukurannya.
Barang bawaan memengaruhi ruang yang tersisa di kendaraan. Semakin mendekati kapasitas penumpang maksimal, semakin terbatas ruang barang. Jika barang cukup banyak, jumlah penumpang per kendaraan atau jumlah unit mungkin perlu disesuaikan.
6. Dokumen Administrasi yang Perlu Dikonfirmasi
Setiap perusahaan memiliki proses pengadaan yang berbeda. Tanyakan sejak awal dokumen apa yang dibutuhkan bagian keuangan atau pengadaan, lalu konfirmasikan kepada admin sebelum pemesanan.
Pada layanan Transportasi Perusahaan TOMTRAVELO.ID, PO, quotation, dan invoice tersedia untuk mendukung kebutuhan administrasi. Mekanisme pembayaran, termasuk kemungkinan sistem termin, disesuaikan dengan proses dan persyaratan yang disepakati.
Kebutuhan lain, seperti format dokumen tertentu, dokumen perpajakan, atau data vendor yang diminta perusahaan, perlu dikonfirmasi terlebih dahulu.
Template Permintaan Penawaran
Salin template berikut, lengkapi, lalu kirimkan kepada admin atau gunakan sebagai acuan saat mengisi Form Order. Bagian yang belum pasti dapat diisi dengan perkiraan dan diberi keterangan.
- Nama perusahaan/instansi:
- Nama dan jenis kegiatan:
- Tanggal pelaksanaan:
- Jumlah peserta (final/perkiraan):
- Titik penjemputan, jam, dan jumlah peserta per titik:
- Tujuan dan pemberhentian:
- Perkiraan jam selesai dan kepulangan:
- Kendaraan standby selama acara (ya/tidak):
- Preferensi armada dan jumlah unit, atau minta rekomendasi:
- Barang bawaan khusus:
- Dokumen administrasi yang dibutuhkan (PO/quotation/invoice/lainnya):
- PIC administrasi (nama, jabatan, WhatsApp, email):
- PIC lapangan dan kontak cadangan:
- Catatan tambahan:
Quotation disusun berdasarkan kebutuhan perjalanan, pilihan armada, jumlah unit, rute, dan durasi penggunaan. Untuk kegiatan dengan peserta lebih banyak atau beberapa titik penjemputan, survey dan koordinasi dapat dilakukan terlebih dahulu sebelum armada ditentukan.
Data Acara Sudah Siap?
Kirim data yang sudah dilengkapi melalui Form Order untuk menerima penawaran sesuai kebutuhan acara kantor Anda.
